東華大學(xué)合同管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強依法治校，進(jìn)一步規(guī)范東華大學(xué)（以下簡稱“學(xué)?！保┖贤芾砉ぷ?，防范合同風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南(試行)》、《東華大學(xué)章程》等規(guī)范性文件，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱“合同”，是指以學(xué)校及其授權(quán)部門或個人作為一方當(dāng)事人與其他自然人、法人或者其他組織之間為明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系所訂立的書面協(xié)議，包括合同、協(xié)議、備忘錄等。

第三條本辦法所稱“合同管理”是指學(xué)校或?qū)W校授權(quán)部門制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對合同的訂立、審批、履行、變更與解除、糾紛處理進(jìn)行監(jiān)督、檢查、考核等管理活動。

第四條學(xué)校及其授權(quán)部門（在授權(quán)范圍內(nèi)）可以作為一方當(dāng)事人與相對方訂立合同。

學(xué)校法定代表人或其書面授權(quán)委托的代理人（在委托權(quán)限范圍和期限內(nèi)），可以代表學(xué)校依法簽訂、變更和解除合同。

學(xué)校所屬的不具有獨立法人資格的單位和部門，未經(jīng)授權(quán)，不得以本單位或部門的名義對外簽訂合同。

第五條合同管理遵循防范風(fēng)險和責(zé)權(quán)利一致的原則。

第六條學(xué)校按照“統(tǒng)一指導(dǎo)，歸口管理，分級負(fù)責(zé)”的原則建立合同管理機制。

學(xué)校舉辦或設(shè)立的具有獨立法人資格的單位可參照本辦法管理合同事務(wù)，相關(guān)文本應(yīng)報校長辦公室備案。

法律、法規(guī)、規(guī)章對合同審批權(quán)限、流程、訂立有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。

第二章合同歸口部門及職責(zé)

第七條學(xué)校合同歸口部門（以下簡稱“歸口部門”）是指下列經(jīng)學(xué)校授權(quán)，代表學(xué)校簽訂、履行以及管理合同的部門：

（一）校長辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校綜合性合同的管理；

（二）教務(wù)處負(fù)責(zé)本科生培養(yǎng)教育及相關(guān)合同的管理；

（三）研究生部負(fù)責(zé)研究生培養(yǎng)教育及相關(guān)合同的管理；

（四）學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生事務(wù)相關(guān)合同的管理；

（五）學(xué)生就業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)學(xué)生就業(yè)相關(guān)合同的管理；

（六）科研處負(fù)責(zé)科研及相關(guān)合同的管理；

（七）人事處負(fù)責(zé)人事及相關(guān)合同的管理；

（八）財務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)校財務(wù)及相關(guān)合同的管理；

（九）國際合作處負(fù)責(zé)國（境）外合作交流及相關(guān)合同的管理；

（十）審計處負(fù)責(zé)學(xué)校審計及相關(guān)合同的管理；

（十一）基建后勤處負(fù)責(zé)學(xué)?；窘ㄔO(shè)、后勤保障及相關(guān)合同的管理；

（十二）資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)資產(chǎn)相關(guān)合同的管理;

（十三）發(fā)展聯(lián)絡(luò)處負(fù)責(zé)學(xué)校發(fā)展聯(lián)絡(luò)及相關(guān)合同的管理；

（十四）圖書館負(fù)責(zé)圖書及相關(guān)合同的管理。

各歸口部門的主要負(fù)責(zé)人為合同管理責(zé)任人，并確定專人作為合同管理人員。

第八條合同內(nèi)容涉及兩個或兩個以上歸口部門的工作內(nèi)容或部門職能的，根據(jù)合同性質(zhì)或主要條款確定歸口部門；不能確定的，由所涉歸口部門協(xié)商解決，一般由合同經(jīng)費歸口部門負(fù)責(zé)；經(jīng)協(xié)商不能確定的，由校長辦公室確定歸口部門。

第九條各歸口部門根據(jù)工作內(nèi)容、管理職責(zé)，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本辦法制定合同管理實施細(xì)則、管理工作流程、制式合同文本，并經(jīng)法務(wù)辦公室審核，由歸口部門分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后實施。

各部門合同管理實施細(xì)則應(yīng)當(dāng)規(guī)定合同管理崗位職責(zé)、制式合同管理、合同管理流程、合同信息安全、合同登記管理、履行情況評估等，一般包括以下內(nèi)容：

（一）不同類型合同的分類管理；

（二）合同管理不相容崗位的相互分離規(guī)定；

（三）制式合同文本的相關(guān)內(nèi)容、適用范圍、法務(wù)條款、管理流程及其更新程序等；

（四）非制式合同、重大不確定合同的審批流程等；

（五）合同談判、起草、簽訂、履行、變更、解除、保密、借閱等流程管理及其監(jiān)控；

（六）合同臺賬、合同印章管理、合同履行分析報告等。

第十條學(xué)校根據(jù)本辦法第七條的內(nèi)容酌情刻制合同專用章，由所列各歸口部門管理和使用（如需增設(shè)歸口部門，可申請報批），并同時遵守學(xué)校關(guān)于行政印章的管理規(guī)定。

簽訂合同原則上使用合同專用章，其他印章一律不得替代使用。如果需要使用學(xué)校法人印章簽訂合同的，從其特別規(guī)定。

合同專用章應(yīng)由專人妥善保管和使用。合同簽訂、合同執(zhí)行和付款審批，合同簽訂和合同專用章保管分別為不相容崗位。不得由同一人辦理合同簽訂、收付款業(yè)務(wù)。

第十一條合同進(jìn)行編號管理。本辦法第七條規(guī)定的合同由各歸口部門負(fù)責(zé)編號。

合同編號分三段,共10位阿拉伯?dāng)?shù)字。首段4位阿拉伯?dāng)?shù)字表述的為部門（單位）編號（見附件1），中段2位阿拉伯?dāng)?shù)字表述的為簽訂年份，末段4位阿拉伯?dāng)?shù)字表述的為本年內(nèi)的合同序號。例0125150008表示資產(chǎn)管理處（部門編號為0125）歸口管理的2015年第8份合同。

第十二條合同履行過程中產(chǎn)生的補充協(xié)議、會議紀(jì)要、書面簽證、往來信函、文書、電話記錄、傳真、電報、合同履行記錄及索賠報告等文件、材料均為合同的組成部分，承辦部門和人員應(yīng)及時、妥善地收集、整理和保存。

第十三條歸口部門應(yīng)按年度將合同辦理情況制作匯總表存檔（見附件2），于次年3月31日之前報校長辦公室備案。

第三章合同的簽訂

第十四條除學(xué)校法定代表人直接簽署合同外，學(xué)?？墒跈?quán)各歸口部門的主要負(fù)責(zé)人為相關(guān)合同事務(wù)的委托代理人，其他人為代理人的，應(yīng)當(dāng)有特別規(guī)定或者法定代表人的書面授權(quán)。

經(jīng)授權(quán)的委托代理人簽署合同時不得超越和濫用代理權(quán)。

學(xué)校不得簽訂經(jīng)濟擔(dān)保合同，未經(jīng)批準(zhǔn)不得簽訂投資合同和借貸合同，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自以學(xué)校名義對外簽訂合同。

第十五條校內(nèi)各單位須按照合同歸口部門的管理細(xì)則、流程簽訂合同。

歸口部門在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)及時與申請單位及項目負(fù)責(zé)人嚴(yán)格審核相對方的主體資格、資質(zhì)證明、信用狀況、生存能力等，一般包括以下內(nèi)容：

（一）當(dāng)事人是自然人的，應(yīng)當(dāng)持有有效身份證明，具有完全民事行為能力和與履行合同義務(wù)相適應(yīng)的民事責(zé)任能力；

（二）當(dāng)事人是法人的，應(yīng)當(dāng)持有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證書或者其它有效身份證明，具有與履行合同義務(wù)相適應(yīng)的經(jīng)營范圍、業(yè)務(wù)范圍；

（三）當(dāng)事人委托代理人訂立合同的，代理人應(yīng)當(dāng)具備第（一）項或者第（二）項所述的條件，并且持有有效委托代理證明；

（四）法律規(guī)定具備的資質(zhì)證明，以及合同審核部門要求提供的其它證明文件。

第十六條申請單位與歸口部門應(yīng)對合作事項的合法性和可行性進(jìn)行必要論證。按統(tǒng)一示范文本起草合同（見附件3）。

對方當(dāng)事人提供合同文本或者制式合同的，申請單位應(yīng)當(dāng)會同歸口部門對其提供的合同文本條款進(jìn)行詳細(xì)的審查與核對，并依照第十一條對合同文本進(jìn)行編號管理。

合同簽訂后，歸口部門、履行合同的校內(nèi)單位各執(zhí)一份合同文本，并妥善保管、歸檔。

第十七條當(dāng)事人訂立合同應(yīng)采用書面形式，外事合同原則上采用雙方官方語言，并注明該合同有中文和對方語言兩種版本，兩種版本具有相同的法律效力。

第十八條合同一般包括以下條款：

（一）當(dāng)事人的姓名或者名稱，以及住所；

（二）標(biāo)的；

（三）數(shù)量、質(zhì)量；

（四）價款、經(jīng)費、報酬；

（五）履行期限、地點和方式；

（六）違約責(zé)任；

（七）解決爭議的方式；

（八）訂立合同的時間和地點；

（九）合同各方都已經(jīng)閱讀并同意遵守《東華大學(xué)合同管理暫行辦法》及本合同歸口部門制定的合同管理實施細(xì)則。（合同文本無論使用校內(nèi)提供的制式合同文本還是對方當(dāng)事人提供的合同文本，都需要具備該條款，防范出現(xiàn)“表見代理”。）

（十）根據(jù)法律規(guī)定、合同性質(zhì)以及當(dāng)事人約定應(yīng)當(dāng)訂立的條款。

國家的示范文本和學(xué)校的制式合同應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用。

第十九條合同談判、起草過程中涉及重大或不確定內(nèi)容，歸口部門不能決定的，應(yīng)報請主管校領(lǐng)導(dǎo)批示后，法務(wù)辦公室協(xié)助（根據(jù)需要聘請學(xué)校法律顧問參與）談判、起草。

合同內(nèi)容涉及重大事項或者重大分歧，歸口部門不能決定的，應(yīng)報請主管校領(lǐng)導(dǎo)批示后由法務(wù)辦公室審核，法務(wù)辦公室審核后出具法律建議提交黨委常委會或校長辦公會議決定。

法務(wù)辦公室對合同的法律風(fēng)險進(jìn)行審核，在收到合同之日起五個工作日內(nèi)出具審核建議；需要會同學(xué)校法律顧問單位對合同進(jìn)行審核的，在收到合同中之日起七個工作日內(nèi)出具審核建議。

第四章合同的履行

第二十條合同一經(jīng)簽訂，歸口部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同的履行情況，監(jiān)督履行合同的校內(nèi)單位（以下簡稱“履行單位”）與對方當(dāng)事人履行合同義務(wù)，相關(guān)職能部門應(yīng)給予配合，確保履行。

第二十一條合同履行過程中對方出現(xiàn)預(yù)期違約或違約情形的，履行單位應(yīng)及時向歸口部門匯報，并上報分管校領(lǐng)導(dǎo)，同時采取必要措施將可能產(chǎn)生的損失降至最低。

合同履行出現(xiàn)糾紛時，歸口部門、履行單位應(yīng)組成糾紛處理小組，依法維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，采取必要措施以減少損失，并將處理結(jié)果書面報告主管校領(lǐng)導(dǎo)。

第二十二條合同在履行過程中確需變更或解除的，應(yīng)由雙方協(xié)商一致后，簽訂變更或解除合同的書面協(xié)議。變更或解除合同，應(yīng)說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關(guān)系等，按前述規(guī)定簽訂。

第五章責(zé)任與考核

第二十三條校內(nèi)單位和個人在對外簽訂、履行合同時，因瀆職、失職造成學(xué)校損失的，學(xué)校將依照有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十四條任何部門（單位）和個人有下列情形之一的，學(xué)校將視情節(jié)輕重，追究當(dāng)事人黨紀(jì)政紀(jì)責(zé)任；給學(xué)校造成損失的，追究當(dāng)事人的民事責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，送交國家司法機關(guān)處理：

（一）未經(jīng)授權(quán)，擅自對外簽訂合同的；

（二）超越代理權(quán)限或濫用代理權(quán)的；

（三）與合同對方當(dāng)事人串通，損害學(xué)校利益的；

（四）在合同簽訂和履行中未盡注意義務(wù)或者未按照本辦法規(guī)定處理，致使學(xué)校利益受到損失的；

（五）利用學(xué)校合同謀取私利或從事其他違法行為的；

（六）未及時處理合同糾紛或者擅自放棄權(quán)利的，導(dǎo)致學(xué)校利益受損的；

（七）其他違反法律法規(guī)和學(xué)校紀(jì)律的行為，在合同簽訂和履行中給學(xué)校造成損失的。

第二十五條校長辦公室定期對歸口部門的合同管理情況進(jìn)行抽查、考核。

第六章附則

第二十六條本辦法自公布之日起施行。本辦法與國家法律法規(guī)不一致的，以相關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)。

    第二十七條本辦法由校長辦公會負(fù)責(zé)解釋。

附件1

東華大學(xué)部門（單位）編號

部門（單位）名稱 部門（單位）編號 

校長辦公室 0106 

教務(wù)處 0107 

人事處 0108 

科研處 0109 

研究生部 0110 

國際合作處 0113 

財務(wù)處 0116 

學(xué)生處 0120 

學(xué)生就業(yè)服務(wù)中心 0124 

資產(chǎn)管理處 0125 

基建后勤處 0126 

發(fā)展聯(lián)絡(luò)處 0127 

審計處 0131 

圖書館 0302 

附件2

XXXX年度東華大學(xué)合同匯總表

部門（單位）（公章）

序號 合同編號 合同名稱 簽訂時間 履約情況

（任選之一：正常履行、合同變更、合同轉(zhuǎn)讓、合同解除） 備注

（非正常履行需注明原因） 

附件3

東華大學(xué)制式合同參考文本

1.合同封面：

編號：           

ＸＸＸＸ合同

甲方：

乙方：

簽訂日期：      年    月    日 

合同編號采用小四號宋體，居右; 

合同名稱采用二號宋體、加粗、居中; 

合同當(dāng)事人采用四號宋體，居中; 

簽訂時間采用四號宋體，居中。 

ＸＸＸＸ合同

甲方：

乙方：

甲方與乙方經(jīng)過……，

第一章

第一條……

第一節(jié)

第二條……

（一）……

1.……

（1）……

①……

（以下無正文，僅簽章）

甲方（蓋章）：                   乙方（蓋章）：

甲方代表（簽名）:               乙方代表（簽名）：

簽訂日期：                      簽訂日期： 

2.合同文本:

合同名稱四號宋體，加粗，居中; 

合同當(dāng)事人空兩格，四號仿宋，25磅行距; 

引言和正文首行縮進(jìn)2字符，四號仿宋，25倍行距 ; 

根據(jù)內(nèi)容需要，可以分章、節(jié)、條、款、項、目。使用編號時應(yīng)根據(jù)需要，一般應(yīng)逐層遞進(jìn)使用。