各部門、學(xué)院、直屬單位：

東華大學(xué)建校七十周年校慶工作已經(jīng)完美收官。校慶期間學(xué)校形成了大量寶貴的文字材料、聲像和實(shí)物資料，對傳承學(xué)校文化，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展有著重要的借鑒和參考價(jià)值。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《東華大學(xué)檔案管理辦法》及《東華大學(xué)重大活動(dòng)檔案管理制度》等，為確保校慶資料齊全完整的保存，現(xiàn)將校慶檔案歸檔收集工作通知如下：

一、基本原則

本著對學(xué)校歷史和未來負(fù)責(zé)的精神，堅(jiān)持真實(shí)性、原始性、規(guī)范性原則，確保有保存價(jià)值的各種載體形式的材料收集齊全、規(guī)范完整。

二、歸檔內(nèi)容

各部門、學(xué)院、直屬單位在校慶籌備期間和校慶期間各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括文字、圖表、聲像、實(shí)物、數(shù)字化信息等不同形式、載體的材料。具體歸檔范圍參見附件。

三、歸檔要求

1.各部門、學(xué)院、直屬單位要高度重視并切實(shí)做好校慶檔案歸檔工作，把檔案工作納入工作安排，確定具體工作人員與檔案館聯(lián)系；

2.歸檔責(zé)任按照“誰形成、誰歸檔”的原則，校慶資料產(chǎn)生在哪個(gè)部門，就由該部門收集整理歸檔；

3.材料收集要做到齊全規(guī)范，數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確詳實(shí)，聲像資料清晰完整；

4.所有文字材料均應(yīng)為原件；圖片、音像及實(shí)物資料提交時(shí)，需同時(shí)附相關(guān)說明；

5.歸檔時(shí)間：2021年12月底之前移交檔案館。

四、其他

在歸檔過程中，如遇到問題，請隨時(shí)與檔案館聯(lián)系，檔案館提供業(yè)務(wù)咨詢和歸檔指導(dǎo)。

延安路校區(qū)三教13樓，朱老師，電話：62373661；

松江校區(qū)行政樓430室，汪老師、張老師，電話：67792761

附：東華大學(xué)70周年校慶活動(dòng)檔案收集范圍

一、文字材料

1.與校慶各類活動(dòng)相關(guān)的文件材料，如決定、通知、公告、工作方案、工作議程、工作簡報(bào)等；

2.慶祝活動(dòng)的慶典方案、會(huì)議議程、主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和代表發(fā)言詞等；

3.校慶期間舉辦的各類慶典活動(dòng)的相關(guān)新聞、媒體的宣傳報(bào)道材料；

4.各項(xiàng)活動(dòng)中簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等；

5.校慶結(jié)束后的各類總結(jié)材料。

二、聲像資料

1.來賓及校友出席、參加校慶活動(dòng)的照片、聲像等電子檔案；

2.校慶期間制作、錄制的聲像制品，如宣傳片、慶典大會(huì)、文藝演出等各項(xiàng)活動(dòng)視頻等。

三、實(shí)物

1.賀電、賀信、題詞、題名、書畫作品等；

2.各單位舉辦各類校慶慶典活動(dòng)中的簽到冊、題名錄等；

3.各方捐贈(zèng)給學(xué)校的有保存價(jià)值的物品、禮品；

4.校慶期間制作的與校慶各類活動(dòng)相關(guān)的印刷品，如邀請函、出席證、海報(bào)、明信片、出版物、宣傳畫冊等；

5.校慶期間與校慶各類活動(dòng)相關(guān)的紀(jì)念禮品，如徽章、證件、證書、旗幟、T恤衫、紀(jì)念品等；

6.各方提供的有關(guān)學(xué)校歷史的各類材料。

四、其他

1.校慶期間各學(xué)院院慶活動(dòng)中具有歷史意義的其他材料；

2.各部門、學(xué)院、直屬單位舉辦的與校慶相關(guān)的各類活動(dòng)的具有歷史意義的其他材料。

東華大學(xué)檔案館

    2021年11月10日